Obsługa klientów i dostawców czyli program do zamówień

Zamówienie może być albo od klienta albo do dostawcy. Program do zamówień musi pozwolić na obsługę każdego z nich, ponieważ pozwala to na optymalizację i uproszczenie całego procesu. Sprawdź, czemu warto zainwestować w tego typu rozwiązanie.

Uporządkuj zamówienia

Zamówienie musi być zainicjowane (przez osobę albo system) a następnie przejść proces akceptacji, zostać zatwierdzone i zrealizowane. Choć z pozoru wygląda to prosto, jest to dość skomplikowany łańcuch, w którym każde ogniwo stanowi potencjalne zagrożenie dla całości (np. opóźnienie akceptacji jednej osoby może uniemożliwić zakup albo wykonanie go w terminie). Konieczne jest stałe monitorowanie i korygowanie działań na każdym etapie zamówienia. System, który pozwala to wszystko przeprowadzić sprawnie jest niezwykle ważny. Od niego w dużej mierze zależy powodzenie biznesowe, zwłaszcza w przypadku wielu jednocześnie prowadzonych procesów zakupowych.

Dlaczego warto zainwestować w program do zamówień?

Program do zamówień umożliwiaoptymalizację kosztów. Dzieje się tak między innymi z powodu możliwości łączenia wielu mniejszych zamówień w jedno większe, które pozwala na uzyskanie lepszych warunków zakupu i transportu. Inny powód optymalizacji to automatyzacja zamówień, które mogą być inicjowane na podstawie wcześniej zadanych parametrów (np. ilości towarów, jaka musi minimalnie znajdować się w magazynie).
Optymalizację osiąga się także dzięki zarządzaniu bazą danych, którą jednocześnie jest system do zamawiania. Dzięki łatwemu dostępowi do historii transakcji możliwe jest wprowadzanie bieżących modyfikacji zakupów. Historia wzajemnych relacji biznesowych pozwala też na renegocjowanie kontraktów czy szybką rezygnację z niekorzystnych rozwiązań.

Jakie jeszcze funkcje powinien posiadać dobry program do zamówień?

Program do zamówień powinien też dawać możliwość wygenerowania dokumentów do magazynu, faktury pro forma itp. Dzięki temu przy pomocy jednej aplikacji można przeprowadzić całość transakcji.
Wszystkie korzyści są możliwe w przypadku programów dobrze dopasowanych do potrzeb danego przedsiębiorstwa i prostych w obsłudze. Ważne, by mogło z nich korzystać wiele osób, istotny jest także dostęp online.